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02/02/2018

O seu condomínio está preparado para o e-Social?

O novo sistema será obrigatório a partir de julho e traz algumas mudanças para a rotina dos síndicos. Os que deixarem para realizar as adequações na última hora certamente sentirão no bolso os efeitos da falta de planejamento.

Com a proposta de padronizar e unificar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias dos trabalhadores, o e-Social passa a ser obrigatório a todos os condomínios a partir do dia 1º de julho. O projeto do Governo Federal, instituído pelo Decreto n. 8.373 de 2014, e que envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal, é a mais nova ferramenta de controle, no que se refere ao fiel cumprimento das obrigações legais, incidentes sobre a folha de pagamento.

De acordo com o contador Cristiano da Rosa, os síndicos devem ficar atentos às mudanças e questionar as administradoras ou escritórios de contabilidade, dependendo do caso, sobre o e-Social. “O programa vem para trazer uma grande modernização nas regras de envio dos documentos. E para que a implantação ocorra de forma tranquila, os síndicos e os contadores devem trabalhar em conjunto, afim de que as informações relativas aos dados e funções dos funcionários, medicina ocupacional, afastamentos, atestados sejam prestadas em tempo hábil, evitando que o condomínio fique sujeito a multas e fiscalizações trabalhistas”, explica. 

Responsável pela administração de sete condomínios em Florianópolis, com um total de 200 unidades e 10 funcionários diretos, o síndico profissional Vanderlei André Cima acredita que a mudança não é mais uma obrigação tributária acessória e sim uma nova forma de cumprir a legislação vigente, que irá refletir principalmente na mudança de práticas antigas. “Se o sistema funcionar da maneira que está previsto, será uma ferramenta importante para o condomínio se manter dentro do que a legislação trabalhista prevê. Ele automaticamente obriga que todo o procedimento da contratação seja feita de uma forma correta. Além disso, irá auxiliar na organização das informações, com a concentração de todos os dados dos colaboradores em uma única plataforma”, comenta.

Em todos os prédios que gerencia Vanderlei já começou o processo de adequação para o e-Social. “O sistema não é algo novo, então já tenho buscado trabalhar dentro do que é exigido. Com isso, a transição está sendo tranquila e sem grandes alterações no que já vinha sendo feito. Talvez a gente sinta alguma diferença quando fizer a primeira contratação com o sistema obrigatório. Mas, tendo um bom apoio da contabilidade, a chance de ter um problema vai ser bem pequena”, analisa.

Outro ponto destacado pelo contador Cristiano da Rosa e que merece atenção está nos registros retroativos. “As admissões, desligamentos e pagamentos de férias retroativos não poderão mais ser feitos. Se você deixar tudo isso para ser registrado depois, provavelmente terá que abrir a folha de pagamento do mês anterior e isso irá chamar a atenção. Ficará vulnerável à fiscalização por estar fazendo retificações”, comenta. Além disso, diversos documentos que atualmente são enviados para o Governo serão substituídos integralmente pelo e-Social. É o caso, por exemplo, da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) e os documentos formais relativos a registros do empregado e de folha de pagamento, que passarão a ser gerados eletronicamente via sistema.

No condomínio Bem Te Vi, localizado no Sertão do Imaruim e com sete funcionários diretos, o síndico Murilo Pereira também está na fase inicial da transição, que compreende a verificação de toda a documentação do prédio e dos funcionários. “Acredito que o sistema venha para melhorar o lado do contratante, além de agilizar o acompanhamento dos encargos trabalhistas e a quantidade de empregos gerados pelo país. Com o e-Social não será possível a assinatura de carteira de trabalho retroativa e dessa forma a administração deverá ser sempre planejada cuidadosamente para não perder prazos e datas, assim como já praticamos com os nossos funcionários”, comenta. 

Ele acrescenta ainda que o programa também poderá ajudar o trabalhador no período da aposentadoria ou, até mesmo, em casos de licença de saúde. “Devido a dados desencontrados, já vi situações em que foi uma dor de cabeça conseguir comprovar que o funcionário contribuía para a previdência. Dessa forma, o e-Social vem para unificar e facilitar o dia a dia de todos na área trabalhista”, afirma.

O que muda

Para ajudar os síndicos a se prepararem para a nova rotina, o advogado e especialista no assunto, Leandro Lunardi, explica como o sistema irá funcionar, as obrigações e como se adequar ao e-Social. O consultor possui mais de 30 anos de experiência exclusivamente na área preventiva da legislação Trabalhista e Previdenciária. Confira a entrevista abaixo:

Como o e-Social irá funcionar na prática?
O sistema criou um conjunto de aproximadamente 45 arquivos, com layouts próprios e que serão utilizados pelos empregadores para enviar, via Internet (site do e-Social), respeitando os prazos estabelecidos pela plataforma, informações trabalhistas, previdenciárias, do FGTS e do Imposto de Renda. Ou seja, todos os dados incidentes sobre as remunerações pagas ou creditadas pelo condomínio aos seus funcionários.

O que é preciso para se adequar à nova obrigação?
A adequação está vinculada, de forma radical, ao fiel cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Assim, os empregadores que cumprem rigorosamente suas obrigações sociais e tributárias apenas prestarão as respectivas informações de cumprimento das mesmas. Já nos casos em que direta ou indiretamente descumprem as regras, deverão adequar-se à lei. O monitoramento será à distância e full-time, ensejando assim a possibilidade imediata de notificações fiscais e autuações, por parte do fisco envolvido no e-Social.

Qual o papel do síndico? 
O síndico é fundamental para a perfeita implementação e operacionalização do e-Social, pois a relação trabalhista, previdenciária e fiscal acontece dentro do condomínio e sob a administração dele. Ele deverá ser orientado pelo escritório de contabilidade ou administradora, sob a forma e os tempos de repasse das informações pertinentes, para que os mesmos tenham tempo hábil de produzir os arquivos e transmiti-los nos prazos estabelecidos. 
Além disso, como o responsável final pelas informações ao sistema é o empregador, no caso do condomínio acredito que os síndicos deverão acompanhar de forma séria e constante o trabalho dos escritórios. É muito importante conferir de perto se as novas obrigações estão realmente sendo totalmente respeitadas.

O que acontece em caso de atraso no envio das informações?
O não envio ou o envio fora do prazo ensejará a aplicação de multas administrativas, da mesma forma que existe nos dias atuais. A diferença está no fato de que a fiscalização será instantânea, o que hoje é praticamente inexistente.

Quais são as regras para os funcionários terceirizados?
Não há responsabilidade solidária sobre as informações do e-Social. Cada empregador individualmente e exclusivamente será responsável pelo cumprimento das novas regras em sua integralidade, sem transferir qualquer responsabilidade aos tomadores de serviços.

Para os moradores, qual o impacto do novo sistema?
Os condôminos não terão nenhuma participação no e-Social, a não ser o rateio das multas eventualmente impostas ao condomínio, em caso de descumprimento das novas regras estabelecidas.

Que dica você daria para aqueles que ainda não iniciaram o processo?
Procure ter conhecimento do tipo de informação a ser prestada e os prazos. Diante disso, é preciso realizar um raio x dos procedimentos internos de cumprimento da legislação envolvida, que deve estar dentro estritamente dos parâmetros legais, sem maus vícios, costumes ou sonegações. Se for detectada qualquer inconformidade legal, é muito importante saná-la, custe o que custar, para que tais problemas não sejam detectados na implantação da nova regra. Não vejo outra forma de adequação e entrada no e-Social, sem que a casa esteja total e plenamente em ordem, segundo nossas leis trabalhista, previdenciárias e fiscais vigentes.

Como o e-social pode ajudar na administração dos prédios? 
Sem dúvida alguma, em curto prazo, o sistema será uma fundamental arma organizacional, no que diz respeito às obrigações entre patrões e empregados. Ele estabelecerá uma rotina inflexível de verificação de tais obrigações, o que acarretará, também, uma melhor administração dos funcionários. Com o fiel cumprimento das leis, a administração do condomínio será realizada de forma mais serena e sem sobressaltos.

Multas que poderão ser geradas pelo atraso na prestação das informações

Admissão do trabalhador: A admissão deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação de serviço do trabalhador contratado. A falta de registro sujeita o empregador à multa prevista no artigo 47 da CLT, no valor de R$937,00 por empregado, dobrada por reincidência.

Alteração de dados cadastrais e contratuais: É responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT. O valor da multa por empregado é de R$ 402,54.

Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): É necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. A não realização pode gerar multa que vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33, chegando ao valor máximo na reincidência, resistência ou simulação por parte da empresa.

Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT): O prazo de envio é até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente ou imediatamente em caso de falecimento do trabalhador. Caso não aconteça, a multa pode variar entre o limite mínimo e o máximo do salário de contribuição, podendo dobrar de valor em caso de reincidência.

Afastamento temporário: Quando o colaborador se afasta (férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros), isso impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias. A falta dessa informação sujeita o contribuinte às sanções legais, especialmente a multa que pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.

Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS): Empresas que não fizerem o depósito, deixarem de computar parcela de remuneração ou efetuarem após notificação estarão sujeitas a multas que variam de R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado, podendo ser dobrado em caso de reincidência ou fraude.

Folha de pagamento: As empresas que deixarem de preparar e enviar o documento de acordo com os padrões e normas estabelecidas pelo projeto poderão ser penalizadas com multas a partir de R$ 1.812,87.

RAIS: A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), fundamentada no artigo 25 da Lei n. 7.998/90, será substituída pelo e-Social. Entretanto, caso as empresas não enviem esses dados ou façam a entrega fora do prazo, poderão ser penalizadas com multa no valor mínimo de R$ 425,64, acrescido de R$106,40 por bimestre de atraso. E o máximo pode chegar a R$ 42.564,00.

Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): As empresas são obrigadas a fornecer informações aos empregados expostos a agente nocivos químicos, físicos e biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física. O valor da multa em caso de descumprimento varia entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada de acordo com a gravidade da situação.

Fonte: CondominioSC

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